Žluté jablíčko je bilingvní mateřská škola v České republice, která poskytuje předškolní vzdělávání v češtině i angličtině. Rodiče si školu vybírají nejen pro její vzdělávací program, ale také pro podpůrné a pozorné prostředí, které tým vytváří pro děti.
V prostředí mateřské školy je pozornost a přítomnost důležitá. Učitelé potřebují být s dětmi – vést aktivity, podporovat rozvoj a vytvářet bezpečné prostředí. Administrativní přerušení, jako je nutnost odejít od dětí, abyste podpořili kolegu při telefonátu v 2. jazyce, mohou tuto rovnováhu snadno narušit.
S rostoucím počtem dětí a zájmem mezinárodních rodin se tým potýkal s běžným provozním problémem: jak zůstat vstřícný k rodičům, aniž by neustále narušoval práci probíhající ve třídě.
Když komunikace narušuje péči
Stejně jako mnoho malých vzdělávacích institucí, i Žluté jablíčko spoléhalo na učitele při správě příchozích komunikací. Žádný velký vícejazyčný administrativní tým.
Rodiče pravidelně kontaktovali mateřskou školu s dotazy ohledně:
- dostupnosti zápisu
- cen a programů
- termínů návštěv
- otevírací doby
- denních rutin a logistiky
Tyto otázky byly pro rodiče důležité při rozhodování o péči o jejich děti. Opakované odpovídání na ně však vyžadovalo čas a pozornost, které by učitelé raději věnovali dětem.
Jazyk přidal další vrstvu složitosti. Jako bilingvní mateřská škola mnoho rodičů komunikuje v angličtině, přičemž ne každý člen personálu se cítí stejně pohodlně při telefonování v angličtině.
To vytvořilo tření v místě prvního kontaktu. Hovory někdy vyžadovaly pomoc kolegů s překladem a personál byl často přerušen při dohledu nad dětmi.
Mateřská škola potřebovala způsob, jak zajistit, aby se rodiče mohli vždy dovolat někoho, kdo jim dokáže jasně odpovědět na jejich otázky – v obou jazycích – aniž by učitelé museli neustále opouštět třídu.
Proč si Žluté jablíčko vybralo Elbu
Žluté jablíčko zavedlo Elbu jako chatbot na webu i telefonního asistenta, čímž vytvořilo spolehlivý první kontaktní bod pro rodiče.
Elba přebírá zodpovědnost za náročné části každodenní komunikace: odpovídání na běžné otázky, sběr informací od rodičů a pomoc s plánováním návštěv.
Rodiče mohou s Elbou komunikovat přímo na webu nebo po telefonu. Od začátku každé interakce Elba konverzačně odpovídá, rozumí požadavku rodiče a poskytuje relevantní informace o programech a procesu zápisu do mateřské školy.
Protože Elba komunikuje plynule česky, anglicky a mnoha dalšími jazyky, rodiče mohou mluvit přirozeně jazykem, který preferují. To snižuje tlak na personál, který by jinak musel zvládat konverzace mimo svůj nejsilnější jazyk.
„Mít Elbu v našem týmu je jako mít vždy k dispozici veselou asistentku, která za nás vyřizuje všechny naše hovory a požadavky.“
— Mgr. Alena Kadlecová, zakladatelka a ředitelka
Na rozdíl od tradičních automatizovaných systémů se Elba nespoléhá na pevné scénáře. Dokáže rodiče provést otázkami, v případě potřeby objasnit informace a zachytit relevantní podrobnosti pro tým.
„Tým ve společnosti Kolsetu odvedl fantastickou práci při nastavování Elby tak, aby dokonale zapadla do naší každodenní práce. V současné době potřebujeme pouze češtinu a angličtinu, ale v případě potřeby můžeme snadno přidat další jazyky. Snadnost použití je fantastická.“
— Mgr. Alena Kadlecová, zakladatelka a ředitelka
Co se změnilo v praxi
S Elbou, která se stará o první kontakt, se každodenní komunikace v mateřské škole stala mnohem předvídatelnější.
Rodiče navštěvující webové stránky dostávají okamžité odpovědi na běžné otázky a mohou si rychle domluvit návštěvu nebo požádat o další informace. Telefonáty jsou zodpovězeny, i když je personál zaneprázdněn dětmi a mimo běžnou pracovní dobu.
Poptávky, poznámky a dotazy na schůzky jsou zachyceny a předány týmu jasným a strukturovaným způsobem.
To znamená, že personál již nemusí přerušovat aktivity ve třídě, aby reagoval na opakované administrativní dotazy.
Když se tým přímo spojí s rodiči, činí tak s již dostupným potřebným kontextem.
Proč na tom záleží
Ve vzdělávání v raném dětství je pozornost nejcennějším zdrojem.
Stabilizací prvního kontaktního bodu zajišťuje Žluté jablíčko, že rodiče dostávají rychlé a profesionální odpovědi, zatímco učitelé zůstávají soustředěni na děti.
„Být k dispozici rodičům 24/7 pro nás bylo zásadní. S Elbou můžeme nabídnout tuto úroveň služeb, aniž bychom museli najímat další personál.“
— Mgr. Alena Kadlecová, zakladatelka a ředitelka
Elba funguje jako digitální recepce pro mateřskou školu, která spravuje rutinní komunikaci, aby se personál mohl soustředit na to, co miluje nejvíce – péči o děti a jejich vzdělávání.
Případy použití ověřené v tomto nasazení
- Dotazy rodičů a řešení FAQ
- Plánování schůzek a návštěv
- Vícejazyčná komunikace (čeština / angličtina)
- Administrativní poznámky a sběr informací
- Podpora chatu na webu
- Telefonní asistent pro příchozí hovory
Yves-Philipp Rentsch