Datenschutzerklaerung der Website

Gültig ab: 7. September 2026

1. Einleitung

Diese Website-Datenschutzrichtlinie („Richtlinie“) beschreibt, wie die Kolsetu GmbH („Kolsetu“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten von Personen verarbeitet, die www.kolsetu.com (die „Website“) besuchen, Anfragen übermitteln oder mit der auf der Website verfügbaren Elba AI-Sprachassistenten-Demo interagieren. Sie gilt für alle Besucher unabhängig von ihrem Standort, soweit die DSGVO oder andere geltende Datenschutzgesetze die Verarbeitung regeln.

Diese Richtlinie deckt die Verarbeitung von Website-Besucherdaten durch Kolsetu in seiner Eigenschaft als Datenverantwortlicher ab. Sie deckt nicht die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Elba-Plattform im Namen von Geschäftskunden ab – diese Beziehung wird durch die Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) geregelt, die auf www.kolsetu.com verfügbar ist. Wenn Sie ein Plattformnutzer sind (ein Administrator, Betreiber oder Agent, der die Elba-Plattform im Rahmen eines Abonnements nutzt), gilt zusätzlich die Produkt-Datenschutzrichtlinie, die ebenfalls auf www.kolsetu.com verfügbar ist.

Unsere Website kann Links zu Websites Dritter enthalten. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken dieser Websites verantwortlich und empfehlen Ihnen, deren Richtlinien unabhängig zu überprüfen.

2. Datenverantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dieser Website ist:

Kolsetu hat gemäß Art. 37 DSGVO formell einen Datenschutzbeauftragten benannt. Der Datenschutzbeauftragte ist unter privacy@kolsetu.com erreichbar.

3. Personenbezogene Daten, die wir sammeln

Wir sammeln nur die personenbezogenen Daten, die für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich sind (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – Datenminimierung). Die von uns verarbeiteten Kategorien sind:

3.1 Identitäts- und Kontaktdaten

Wenn Sie ein Kontaktformular ausfüllen, eine Demo anfordern oder uns anderweitig kontaktieren, erfassen wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, den Firmennamen und Ihre Berufsbezeichnung sowie alle Informationen, die Sie in Ihrer Nachricht angeben. Die Telefonnummer wird nur erhoben, wenn Sie diese freiwillig angeben.

3.2 Technische und Nutzungsdaten

Wenn Sie die Website besuchen, erfassen unsere Server und Analysewerkzeuge automatisch bestimmte technische Daten: IP-Adresse (vor der Verarbeitung für Analysezwecke anonymisiert), Gerätetyp, Browsertyp und -version, Betriebssystem, besuchte Seiten, Navigationspfade, Verweildauer und verweisende Quellen. Diese Daten werden verwendet, um die Sicherheit und Stabilität der Website aufrechtzuerhalten und zu verstehen, wie Besucher sie nutzen, damit wir sie verbessern können.

3.3 Elba Demo-Anrufdaten

Wenn Sie über die Website einen Sprachanruf mit Elba initiieren, wird Ihnen vor der Verbindung des Anrufs ein ausdrücklicher Zustimmungsbildschirm angezeigt. Durch Klicken auf „Anruf starten“ stimmen Sie zu, dass der Anruf aufgezeichnet und transkribiert wird. Wir erfassen die Sprachaufzeichnung, die Gesprächstranskription, Metadaten des Anrufs (Datum, Uhrzeit, Dauer) und alle persönlichen Informationen, die Sie während des Anrufs teilen. Aufzeichnungen und zugehörige Metadaten werden sicher auf Microsoft Azure-Infrastruktur innerhalb der EU gespeichert und 90 Tage lang aufbewahrt, danach erfolgt automatisch eine endgültige Löschung.

Diese Aufzeichnungen werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Qualitätssicherung und zur Verbesserung unserer Dienste verwendet – einschließlich der Überprüfung von Gesprächsabläufen, der Verfeinerung der Antworten von Elba und der Anpassung von Sprach- und Ausspracheeinstellungen. Dies stellt eine betriebliche Verbesserung der Elba-Anwendung dar und beinhaltet nicht das Training des zugrunde liegenden großen Sprachmodells, das von Microsoft (Azure OpenAI Service) unabhängig von Kolsetu betrieben wird.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Wir bitten Sie, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO – wie Gesundheits-, religiöse oder biometrische Daten) während Demo-Anrufen preiszugeben. Wenn Sie dies freiwillig tun, werden solche Daten ausschließlich auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet, die Sie durch Klicken auf „Anruf starten“ erteilt haben, und unterliegen denselben Aufbewahrungs- und Löschungsfristen von 90 Tagen wie alle anderen Anrufdaten.

Sie können die Löschung Ihrer Aufzeichnung jederzeit vor Ablauf der 90-Tage-Frist beantragen, indem Sie sich an privacy@kolsetu.com wenden. Wir werden dies unverzüglich bearbeiten.

3.4 Marketing- und Kommunikationsdaten

Wenn Sie sich für Marketingmitteilungen anmelden oder an einer Veranstaltung teilnehmen, an der Kolsetu teilnimmt, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen und Ihre Kommunikationspräferenzen. Marketingmitteilungen werden nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung versendet. Wir kaufen keine Marketinglisten und erhalten keine Kontaktdaten von Datenbrokern.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Website-Besucherdaten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke. Die geltenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO sind nachstehend aufgeführt.

Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b. Wenn Sie eine Demo anfordern, uns eine Frage stellen oder Schritte zur Aufnahme einer Geschäftsbeziehung mit uns unternehmen, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Identitätsdaten, um auf Ihre Anfrage zu antworten und diese zu erfüllen.

Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit. a. Die Aufzeichnung und Transkription von Elba Demo-Anrufen basiert auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie durch Klicken auf „Anruf starten“ nach Prüfung des Hinweises zur Einwilligung erteilen. Marketingmitteilungen werden nur versendet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Die Einwilligung kann jederzeit durch Kontaktaufnahme mit privacy@kolsetu.com widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen.

Berechtigte Interessen – Art. 6 Abs. 1 lit. f. Wir verarbeiten technische und Nutzungsdaten, um die Sicherheit und Stabilität der Website aufrechtzuerhalten, Missbrauch zu erkennen und zu verhindern und aggregierte Nutzungsmuster durch anonymisierte Analysen zu verstehen. Wir haben bewertet, dass diese Interessen nicht durch die Rechte und Freiheiten der Besucher beeinträchtigt werden, angesichts der anonymisierten Natur der Analysedaten und der begrenzten Eingriffsintensität der Verarbeitung. Einschätzungen berechtigter Interessen sind auf Anfrage unter privacy@kolsetu.com erhältlich.

Rechtliche Verpflichtung – Art. 6 Abs. 1 lit. c. Wenn die Verarbeitung zur Einhaltung geltender Gesetze erforderlich ist – zum Beispiel zur gesetzlichen Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz oder zur Beantwortung einer behördlichen Anfrage – stützen wir uns auf diese Grundlage.

Wenn wir personenbezogene Daten über ein Formular anfordern, geben wir an, welche Informationen erforderlich sind. Bestimmte Informationen können erforderlich sein, um auf Ihre Anfrage zu antworten, eine Anfrage zu bearbeiten, eine Demo zu arrangieren oder Schritte auf Ihre Anfrage hin vor Vertragsabschluss zu unternehmen. Wenn erforderliche Informationen nicht bereitgestellt werden, können wir die relevante Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten oder den angeforderten Dienst nicht erbringen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung. Kolsetu trifft keine Entscheidungen über Website-Besucher, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich bedeutsame Wirkungen entfalten (Art. 22 DSGVO).

5. Empfänger und Dienstleister

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Zu den Empfängern gehören:

• Infrastruktur-, Hosting- und Analyseanbieter, die über eine EWR-Infrastruktur operieren, einschließlich Microsoft Azure, Google Ireland Limited und der EU-gehosteten Analyseumgebung von PostHog.

• Mitarbeiter der Kolsetu GmbH, die im Rahmen ihrer beruflichen Aufgaben handeln – zum Beispiel, um eine Demo-Anfrage zu bearbeiten oder ein technisches Problem zu untersuchen.

• Berater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsbeistand, wenn dies für die Einhaltung von Vorschriften oder für Gerichtsverfahren erforderlich ist.

• Zuständige Behörden, wenn eine Offenlegung durch geltendes Recht vorgeschrieben ist.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Wir geben keine personenbezogenen Daten an Werbenetzwerke oder Datenbroker weiter.

6. Internationale Datentransfers

Die Kolsetu GmbH hat ihren Sitz in Deutschland und die gesamte primäre Datenverarbeitung der Website findet innerhalb des EWR statt. Elba Demo-Anrufaufzeichnungen und Metadaten werden ausschließlich auf Microsoft Azure innerhalb der EU gespeichert und verlassen den EWR nicht.

Google Analytics-Daten werden von Google Ireland Limited, einer in der EU ansässigen Gesellschaft, verarbeitet. Google überträgt Analysedaten zur Verarbeitung auf der Infrastruktur von Google LLC in die Vereinigten Staaten. Diese Übertragung ist durch EU-Standardvertragsklauseln (Beschluss 2021/914 der Kommission) geschützt, wie in den Datenverarbeitungsbedingungen von Google dargelegt und in unserem Cookie-Einwilligungsbanner bestätigt. IP-Adressen werden vor einer solchen Übertragung anonymisiert.

7. Aufbewahrung

Personenbezogene Daten, die über die Website erhoben werden, werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die in dieser Richtlinie dargelegten Zwecke erforderlich ist oder wie es das geltende Recht vorschreibt. Es gelten die folgenden Fristen:

8. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen dieser Richtlinie verarbeitet werden, die folgenden Rechte gemäß der DSGVO. Um eines dieser Rechte auszuüben, wenden Sie sich bitte an privacy@kolsetu.com. Wir werden innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer Anfrage antworten, wobei diese Frist für komplexe oder zahlreiche Anfragen um zwei weitere Monate verlängert werden kann, sofern wir Sie im Voraus darüber informieren. Wir können Sie auffordern, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir Ihre Anfrage bearbeiten.

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und eine Kopie davon zu erhalten, zusammen mit den in Art. 15 geforderten Informationen.

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, die Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): zu verlangen, dass wir die Verarbeitung unter bestimmten Umständen einschränken, z. B. während der Prüfung der Richtigkeit von Daten.

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wenn die Verarbeitung auf einem Vertrag oder einer Einwilligung beruht.

• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): jederzeit der Verarbeitung zu widersprechen, die auf berechtigten Interessen beruht. Wir werden die Verarbeitung einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu beeinträchtigen. Um die Einwilligung zur Aufzeichnung von Elba-Demoanrufen zu widerrufen und eine Löschung zu beantragen, wenden Sie sich bitte an privacy@kolsetu.com.

Einige Rechte unterliegen gesetzlichen Beschränkungen – beispielsweise können geschäftliche Korrespondenzen, die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach deutschem Recht unterliegen, nicht vor Ablauf der vorgeschriebenen Frist gelöscht werden. Wir werden Sie über etwaige geltende Einschränkungen informieren, wenn wir auf Ihre Anfrage antworten.

Recht auf Beschwerde. Wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie jederzeit das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die federführende Aufsichtsbehörde für Kolsetu GmbH ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de. Sie können sich auch bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder Arbeitsplatzes innerhalb der EU beschweren.

9. Datensicherheit

Kolsetu implementiert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff. Diese Maßnahmen umfassen die TLS-Verschlüsselung aller über öffentliche Netze übertragenen Daten, die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Multi-Faktor-Authentifizierung, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests sowie dokumentierte Verfahren für die Reaktion auf Vorfälle und die Meldung von Datenschutzverletzungen. Elba Demo-Anrufaufzeichnungen werden ausschließlich in Microsoft Azure EU-Rechenzentren gespeichert.

10. Cookie-Richtlinie

Cookies sind kleine Datendateien, die auf Ihrem Gerät abgelegt werden, wenn Sie die Website besuchen. Gemäß § 25 TDDDG (Deutschland) und Art. 6 DSGVO werden nicht essenzielle Cookies nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung gesetzt, die Sie über das Cookie-Einwilligungsbanner bei Ihrem ersten Besuch erteilen und jederzeit über den Link "Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile der Website widerrufen können.

Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browsereinstellungen verwalten oder löschen oder Ihre Präferenzen im Cookie-Einwilligungsbanner aktualisieren. Die Deaktivierung von streng notwendigen Cookies beeinträchtigt die Funktionalität der Website. Um Google Analytics für alle Websites abzulehnen, können Sie das Google Analytics Opt-out Browser-Add-on installieren, das von Google erhältlich ist.

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die überarbeitete Richtlinie wird auf www.kolsetu.com mit einem aktualisierten Gültigkeitsdatum veröffentlicht. Wesentliche Änderungen – solche, die die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der erhobenen Daten, die zugrunde liegenden Rechtsgrundlagen oder Ihre Rechte betreffen – werden mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen durch einen deutlichen Hinweis auf der Website mitgeteilt. Nicht wesentliche Änderungen wie redaktionelle Korrekturen treten mit der Veröffentlichung ohne vorherige Ankündigung in Kraft.

12. Kontakt

Für Datenschutzfragen, zur Ausübung Ihrer Rechte gemäß Abschnitt 8 oder zur Anforderung der Löschung einer Elba Demo-Anrufaufzeichnung wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzrichtlinie für Produkte

Verfügbar unter www.kolsetu.com

Vereinbarung zur Datenverarbeitung

Verfügbar unter www.kolsetu.com